Musterbrief beschwerde zusammenarbeit

Der Trick, dem CEO einen Kopierbrief zu schicken – und dies auf dem Brief an den Kundendienst zu zeigen – dürfte die gleiche Wirkung haben. Halten Sie Ihr Pulver trocken, bis Sie es brauchen. Erfahren Sie, wie man andere Arten von Briefen schreibt! Schauen Sie sich How to Write a Letter an, verfügbar in Kindle und Taschenbuch bei Amazon. Sie können uns auch Ihren Brief zum Korrekturlesen zusenden. Übernehmen Sie immer die persönliche Verantwortung für Probleme, bis sie vollständig gelöst sind. Werfen Sie es nicht einfach über die Wand und hoffen Sie, dass ein Kollege es durchschaut. Sie müssen der Hüter der Beschwerde sein und sich um den Kunden kümmern, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation das Richtige tut, auch wenn jemand anderes dafür verantwortlich ist. Überprüfen Sie immer, ob der Kunde betreut wurde, und das Problem endlich gelöst – es ist nur ein Anruf. Die Beantwortung von Beschwerdeschreiben ist natürlich eine andere Sache als die Klage. Wenn Ihre Beschwerde einen persönlichen Kreuzzug rechtfertigt und einige Dinge sicherlich einen Kampf wert sind, unterliegen sehr viele Organisationen einer höheren Autorität, an die Sie Ihre Beschwerde verweisen können. Erstens ist es wichtig, sich auf die Richtlinien und Verfahren Ihrer Organisation zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden zu beziehen und sich dessen bewusst zu sein. Wenn Ihre Organisation kein Verfahren für die Bearbeitung von Beschwerden hat, sollten Sie vorschlagen, dass sie ein Verfahren erstellt. Und veröffentlicht es für alle Mitarbeiter und Kunden.

Bei großen, komplexen Liefer- oder Servicevereinbarungen und bei großen Kundenkonten ist es normal und sinnvoll, dass bestimmte “Service Level Agreements” (SLAs) auf individueller Kundenbasis ausgehandelt und veröffentlicht werden. Auch hier, wenn keine existiert, tun Sie Ihr Bestes, um zu helfen, sie zu etablieren – Ihre Kunden werden Ihnen danken. (Verwenden Sie Briefkopfpapier mit Haus-/Geschäftsadresse und Telefonnummer) Ich freue mich darauf, so bald wie möglich von Ihnen zu hören, um dieses Problem zu lösen. Wenn ich nicht innerhalb von ____ Tagen von Ihnen höre, werde ich Beschwerden bei den zuständigen Verbraucheragenturen einreichen und meine rechtlichen Alternativen prüfen. Ich lege Kopien meiner Quittung bei. Ich kann unter der oben genannten Adresse und Telefonnummer kontaktiert werden. Wenn Sie beispielsweise schreiben, um sich über das Produkt eines Unternehmens zu beschweren, besteht Ihre beste Erfolgschance darin, den Brief an den Kundendienst weiterzuleiten. Sie können ganz einfach die E-Mail-Adresse des Unternehmens auf deren Website, Werbematerialien oder produktverpackungen finden. Vergleichen Sie einen freundlichen ergänzenden Beschwerdebrief mit einem Beschwerdebrief voller Wut und Negativität: Leser wütender bitterer Briefe sind natürlich nicht geneigt, helfen zu wollen – sie ziehen sich eher zurück, entschuldigen sich, verteidigen oder noch schlimmer, um aggressiv oder konfrontativ zu reagieren.

Es ist die menschliche Natur. Wenn Abteilungsleiter und Funktionsleiter Ihnen keine Zufriedenheit geben, erhalten Sie den Namen und die Adresse der besten Person von der Kundendienstabteilung. Wenn dies nicht möglich ist, rufen Sie den Hauptsitz der Organisation an und fragen Sie nach der PA des Chief Executive. Sehr große Organisationen werden oft ein ganzes Team haben, das sich um die Korrespondenz des CEO kümmert, also keine Sorge, wenn Sie nicht mit der PA selbst sprechen können – alles, was Sie in dieser Phase brauchen, ist der Name und die Adresse der Person an der Spitze. Sie brauchen keinen Grund für das Schreiben zu nennen, und Sie brauchen sicherlich nicht ins Detail über die Beschwerde selbst zu gehen, weil die Person, mit der Sie sprechen werden, nicht für den Umgang damit verantwortlich ist. Sagen Sie einfach: “Ich schreibe an den Chief Executive – würden Sie mir bitte den Namen und die Adresse nennen?” Und das ist alles, was Sie sagen.